Top 9 lưu ý khi viết email nộp CV cho nhà tuyển dụng

Việc tên email của bạn gửi đến
hòm thư nhà tuyển dụng sẽ phản ánh được bạn có thích hợp với công việc đó hay
không. Email không giống số điện thoại, vì email là do chính bạn chọn nên hãy
chọn một cách thông minh. Hãy tạo cho mình email bằng chính tên của bạn hoặc
công việc liên quan đến việc bạn ứng tuyển và để hình đại diện thấy rõ mặt của
bạn. Rất có thể CV bạn gửi đến rất thú vị nhưng nếu họ thấy địa chỉ email gửi đến
có dạng như conangchanngan@gmail.com hoặc p3kute_chungtjnh@yahoo.com… thì
sẽ bị loại ngay lập tức. Bạn không thể để CV của mình bị loại chỉ vì email đã sử
dụng lâu năm đúng không?

Đây là một trong những lỗi khá phổ
biến mà nhà tuyển dụng đưa ra. Có thể là do bạn hồi hộp đến mức bạn quên ghi
tiêu đề hoặc có thể bạn không có kinh nghiệm viết email. Hãy nhớ rằng đừng bỏ
trống bất kì mục nào khi viết email. Tiêu đề email là phần quan trọng của CV gửi
kèm theo, nó sẽ thông báo cho nhà tuyển dụng nội dung đó gửi với mục đích gì. Mỗi
ngày nhà tuyển dụng sẽ nhận được hàng trăm email, chính vì vậy nếu bạn không
ghi rõ tiêu đề thì họ sẵn sàng bỏ qua email đó mà không cần biết nó được gửi đến
từ ai. Thêm một điều nữa là bạn cũng đừng có viết sai chính tả tiêu đề nhé!

Có những bạn gửi email CV kèm theo và mặc
nhiên để trống phần nội dung còn lại. Hãy nên nhớ rằng, dù bạn đã ghi đầy đủ nội
dung trong CV đính kèm thì hãy viết vài dòng ngắn gọn, giới thiệu bản thân, lời
chào nhà tuyển dụng và cảm ơn họ vì đọc được email này. Có thể nội dung đó sẽ
giúp cho nhà tuyển dụng hồi âm lại cho bạn sớm hơn bất kì người nào khác. Lưu ý
là phần nội dung nên viết ngắn gọn, rõ ràng, trong phần này cần nên rõ lại tên
của bạn là gì, vì sao bạn viết email này, vậy là xong!.

Khi bạn đã gửi email đến nhà tuyển
dụng, hãy luôn kiểm tra hộp thư đến của mình ít nhất 3 ngày một lần, để kịp thời
nắm bắt những thông tin mới nhất. Kịp thời
xác nhận thư đến và phản hồi theo cách thức phù hợp.

Phản hồi các email đến một cách hợp
lý và nhanh chóng là việc làm quan trọng. Bạn nên xác nhận rằng mình đã nhận được
thư, ngay cả khi nội dung thư đến không cần câu trả lời. Nếu có thể, hãy phản hồi
trong vòng tối đa 24 – 48 giờ sau khi nhận được email.

Bạn nên loại bỏ những câu chuyện
cười và các biểu tượng cảm xúc ra khỏi các email gửi đến nhà tuyển dụng tiềm
năng. Bạn cần chứng minh rằng mình rất nghiêm túc với cơ hội việc làm này. Hãy
nhận ra rằng đâyy không phải trò chuyện bằng
messenger hay zalo với nhà tuyển dụng mà là email. Việc bạn dùng emotion trong
email sẽ trở nên phản tác dụng vì nhà tuyển dụng sẽ không hiểu những kí tự: :v; =]]; (y),… nó có một nghĩa gì. Điều
này khiến email của bạn trở nên phản cảm và vô duyên, nhà tuyển dụng sẽ thấy họ
bị xúc phạm và họ không muốn phí thời gian với một cậu bé, cô bé chưa có gì
ngoài sự hài hước. Tốt nhất là không đụng đến bất kỳ biểu tượng cảm xúc hay câu
từ thân mật, thiếu chuyên nghiệp nào cả, vì bạn sẽ không lường trước được phản ứng
của người nhận.

Viết email cũng giống như làm một bài tập làm
văn, mặc dù có những cụm từ sẽ lặp lại khá nhiều nhưng tuyệt đối bạn không được
viết tắt, để tránh việc nhà tuyển dụng không hiểu bạn đang nói vấn đề gì. Hãy
viết tắt nếu bạn chắc chắn rằng đó là thuật ngữ chuyên ngành, những cụm từ phổ
thông được công nhận,… Bạn cần phải cho thấy một hình ảnh hết sức chuyên
nghiệp và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt là cố gắng giành lấy công việc. Bên
cạnh đó, cần phải nhớ đến khả năng là nhà tuyển dụng tiềm năng không hiểu được
các tiếng lóng, đặc biệt khi họ không rành rẽ và hiểu biết nhiều về internet. Đừng
dại dột viết tắt theo cách nghĩ của bạn mà phá hỏng một CV hoàn hảo.

Thường thì CV là dạng file word
hoặc pdf đính kèm theo trong mỗi email, đừng dại dột copy chúng vào phần nội
dung nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu gì khác. Điều đó sẽ khiến CV của bạn bị loại ngay mà còn bị đánh giá thiếu chuyên
nghiệp. Hãy kiểm tra kĩ sau khi viết tiêu đề, viết lời chào hỏi thì bạn đã đính
kèm file chưa, có thể bạn sẽ quên. Hãy luôn kiểm tra thật kĩ trước khi nhấn nút gửi đi bạn nhé.

Thông thường thì các nhà tuyển dụng
bằng email sẽ có file hướng dẫn đặt tên CV file của bạn. Tuy nhiên, không hẳn
là bất kì đâu cũng thế. Chính vì vậy bạn hãy nắm nguyên tắc này để đặt tên CV
cho mình nhé: [TÊN BẠN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN].

Đừng viết hoa toàn bộ nội dung,
vì cách trình bày email này tạo ấn tượng như bạn đang hét lên. Email là một
công cụ mang tính cá nhân, mặc dù nó có tác dụng tốt để giao tiếp. Một nhà tuyển
dụng tiềm năng, sẽ không khi nào muốn gặp bạn, nếu họ nghĩ rằng bạn đang la hét
hoặc ra vẻ hạ cố với họ khi viết thư bằng rất nhiều chữ in hoa.